Per competitiejaargang wordt om toerbeurt een vereniging aangewezen om de coördinatie te verzorgen.
Dit omvat:
- Verzamelen gegevens deelnemende teams (aan de hand van de inschrijfformulieren)
- Opzetten poule-indelingen
- Opzet competitieplan per poule
- Verwerken uitslagen (aan de hand van de opgestuurde wedstrijdformulieren)
- Gegevens (laten) invoeren op de website
- Het oplossen van eventuele onrechtmatigheden (zoals zaken die niet overeenkomstig het Reglement verlopen)
- Organiseren slottoernooi / eindfeest
- Organiseren jaarevaluatie / overdracht naar opvolgende vereniging
Om de website up-to-date te houden met de wedstrijduitslagen en (poule)standen, is het zaak om ondertekende wedstrijdformulieren direct na een wedstrijd door te sturen naar de erc-coördinator van zijn/haar vereniging (ter controle en eigen administratie)
Vervolgens stuurt de erc-coördinator de gegevens door naar:
- De erc-coördinator van de coördinerende vereniging (wisselt jaarlijks)
- De Administrator van de website (invoeren van de gegevens)
Tip: Maak een foto van het ondertekende wedstrijdformulier met je smartphone en stuur het dezelfde avond door naar de belanghebbenden.